Sub Gerente de Trámite Documentario y Archivo

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FUNCIONARIO :
Junior Linares Conde
CORREO :

tramitedocumentariovirtual@munitumbes.gob.pe

TELÉFONO :

902796185

La Sub Gerencia de Trámite Documentario y Archivo, es la unidad orgánica encargada de administrar la mesa de partes, orientar a los ciudadanos en materia de trámites administrativos y gestionar el archivo central de la Municipalidad Provincial de Tumbes. La Sub Gerencia de Trámite Documentario y Archivo, está a cargo de un Sub Gerente, quien depende de la Gerencia de Secretaría General.

FUNCIONES

  1. Planificar, organizar, dirigir y controlar la Administración Documentaria de la Municipalidad.
  2. Ejecutar y controlar el proceso de recepción, registro, clasificación, distribución, control y seguridad de la documentación que circula en la Municipalidad.
  3. Administrar la información que se procesa en el sistema informático de trámite documentario de la municipalidad y el sistema institucional de archivo, así como proponer e implementar mejoras en los mismos.
  4. Brindar un servicio de atención personalizada en las consultas, ubicación e información de los documentos debidamente ingresados a través del Sistema de Gestión Documentaria.
  5. Orientar al público respecto al estado de sus peticiones, expedientes y solicitudes, dando respuesta oral o escrita.
  6. Orientar y capacitar a las diferentes unidades orgánicas en lo relativo a la tramitación de documentos y expedientes.
  7. Organizar el archivo de documentos administrativos.
  8. Dirigir el Archivo General de la Municipalidad para su mejor funcionamiento y adecuado apoyo a los órganos de la Municipalidad.
  9. Organizar, ejecutar, supervisar e implementar los procesos técnicos administrativos de recepción, codificación, registro, clasificación, control y distribución del sistema documentario que circula en la Municipalidad.
  10. Recepcionar las comunicaciones y solicitudes presentadas por el público ante la Municipalidad.
  11. Registrar el trámite de toda documentación Recepcionado y disponer su distribución al área correspondiente, debidamente calificados y foliados, de acuerdo con el manual de procedimientos establecidos en el TUPA.
  12. Transcribir o alcanzar copias de las Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones y Decretos a las diferentes áreas para su cumplimiento.
  13. Registrar, clasificar, codificar, mantener y conservar los documentos que forman el Archivo General de la Municipalidad.
  14. Recepcionar y archivar los expedientes tramitados y resueltos; y de aquellos que se hubiese agotado la vía administrativa.
  15. Informar a los interesados sobre el estado de la tramitación de sus expedientes.
  16. Proporcionar servicios de información sobre la documentación archivada, a quién lo solicite.
  17. Proponer, gestionar, impulsar e implementar mejoras e innovaciones en los procesos, procedimientos y normatividad relacionado con el órgano de su competencia, elaborados en coordinación con la Gerencia de Secretaría General.
  18. Promover una calidad de atención óptima al Ciudadano.
  19. Diseñar estrategias de calidad de atención al ciudadano, a través de la integración los procedimientos de las unidades orgánicas implementando sistemas de información adecuados.
  20. Promocionar el servicio de trámites sistematizados y calidad de atención a la Ciudadanía.
  21. Adoptar los procedimientos de control de archivo, establecidos normativamente y legalmente.
  22. Proponer la relación de documentos y archivos que deben ser dados de baja por período de vencimiento legal.
  23. Proporcionar mensualmente la información estadística de sus resultados de gestión a la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización para la mejora de su gestión.
  24. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignados por la Secretaría General.

Visión

La Municipalidad Provincial de Tumbes, tiene como misión principal el dotar de los principales servicios públicos a la ciudadanía para proporcionarles un ambiente adecuado, con el propósito de que puedan satisfacer sus necesidades vitales como son vivienda, educación, salud, transporte, etc. De una manera adecuada y oportuna.

Misión

“La Municipalidad Provincial de Tumbes, como órgano del Gobierno Local, es una institución pública que brinda los principales servicios a la colectividad de una manera eficiente y oportuna; ejecutando además, obras de beneficio a la población en su conjunto, buscando el bienestar general en lo que se refiere al acondicionamiento territorial, vivienda, seguridad colectiva, salud y saneamiento ambiental, transporte y circulación vial, cultura, recreación y deporte; todo ello para hacer de Tumbes, una ciudad limpia, bella, segura y progresista”.

Contacto

Dirección

Jr. Bolognesi 100, Tumbes, Perú

Email

tramitedocumentariovirtual@munitumbes.gob.pe

Teléfono de contacto

+072525319/902796185

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